方天 ERP 系统单据附件与 PDM 文件的区别
2025-08-24
在企业信息化管理进程中，方天 ERP 系统凭借其强大的功能，为企业运营的诸多环节提供了高效支持。该系统在文件管理方面具备两种关键方式，即单据附件与 PDM 文件，虽然它们都能与原始单据关联，却有着显著区别。深入了解这些差异，有助于企业更合理地运用系统功能，优化管理流程。
一、存储位置
（一）单据附件
单据附件作为原始单据的组成部分，上传后直接存储于 ERP 服务器的电脑空间。这种存储方式使得单据及其附件紧密相连，数据的一致性和完整性得以保障。在处理采购订单时，供应商提供的发票、合同等附件可直接上传至对应的采购订单单据中，与订单信息一同存储在 ERP 服务器上。当企业需要查阅该采购订单的详细信息时，相关附件能即时获取，无需在多个存储位置寻找，大大提高了数据的访问效率。
（二）PDM 文件
PDM 文件的存储位置则更为灵活，它不一定依赖于 ERP 服务器。用户可根据实际需求，指定任何电脑的 FTP 地址进行存储，实现了 ERP 服务器与 PDM 服务器的分开管理。对于一些拥有多个分支机构或复杂业务架构的企业，不同部门可能有各自独立的服务器环境。此时，PDM 文件可存储在各部门指定的 FTP 服务器上，既能满足部门内部对文件管理的特殊需求，又能减轻 ERP 服务器的存储压力，同时保障数据的安全性和独立性。
二、管理方式
（一）单据附件
单据附件的管理主要围绕 ERP 系统内的单据流程展开。一旦附件上传至单据，其生命周期便与单据紧密绑定。当单据进行审批、流转、归档等操作时，附件也随之同步处理。在销售订单的审批流程中，若销售合同作为附件上传，那么在订单审批的各个环节，审批人员都能直接查看该合同附件，且无法单独对附件进行与单据流程无关的操作。这种管理方式确保了附件与单据业务流程的高度一致性，便于企业对业务流程进行全程监控和管理。
（二）PDM 文件
PDM 文件的管理侧重于产品数据的全生命周期。它提供了诸如版本控制、权限管理、工作流管理等更为丰富的功能。在产品研发过程中，设计图纸等 PDM 文件可能会经历多次修改和版本更新。通过 PDM 系统的版本控制功能，企业可以清晰地追溯文件的每一次变更记录，了解不同版本之间的差异。在权限管理方面，PDM 系统可以针对不同的用户角色，精确设置对文件的查看、编辑、删除等权限。只有被授权的研发人员才能对设计图纸进行修改，而其他部门人员可能仅具有查看权限，有效保障了文件的安全性和准确性。
三、应用场景
（一）单据附件
单据附件主要应用于日常业务单据的处理场景。在企业的采购、销售、库存等核心业务流程中，单据附件发挥着重要作用。采购环节中，除了发票、合同，还可能包括供应商提供的产品规格说明、质量检测报告等附件，这些附件为采购决策提供了全面的参考依据。在销售环节，销售订单可能关联客户的特殊需求说明、产品宣传资料等附件，有助于销售人员更好地与客户沟通，同时也为后续的订单执行和客户服务提供了详细信息。
（二）PDM 文件
PDM 文件则在产品研发、设计等领域应用广泛。在产品研发阶段，从最初的概念设计到详细设计，再到最终的产品定型，整个过程会产生大量的设计文件、技术文档等。这些文件通过 PDM 系统进行管理，能够实现团队成员之间的高效协作。不同部门的工程师可以实时共享和访问 PDM 文件，及时了解产品设计的进展情况，对设计方案进行讨论和优化。在产品设计变更时，PDM 系统的工作流管理功能可以自动触发相关的审批流程，确保变更得到正确的评估和执行，有效缩短产品研发周期，提高产品质量。
四、数据安全
（一）单据附件
由于单据附件存储在 ERP 服务器上，ERP 系统自身的安全防护机制为其提供了基础保障。企业通常会对 ERP 系统进行严格的访问控制，设置不同用户角色和权限，只有授权用户才能访问和操作单据及其附件。同时，ERP 系统会定期进行数据备份，以防止因硬件故障、病毒攻击等原因导致数据丢失。但如果 ERP 服务器遭受严重的安全威胁，如黑客入侵或恶意软件感染，存储在其中的单据附件数据也将面临风险。
（二）PDM 文件
PDM 文件存储在独立的 FTP 服务器上，这使得其数据安全在一定程度上独立于 ERP 系统。企业可以针对 FTP 服务器制定专门的安全策略，如设置复杂的登录密码、启用 SSL 加密传输、定期更新服务器系统补丁等。由于 PDM 文件主要涉及产品研发等核心数据，对安全性要求极高，这种独立的存储和安全管理方式可以更好地满足企业对产品数据安全的严格需求。即便 ERP 系统出现安全问题，PDM 文件的数据安全性也能得到有效保障。
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